ทุกครั้งที่ปรับปรุงระบบ งานของทีมง่ายขึ้น หรือซับซ้อนขึ้น?

ทุกครั้งที่ปรับปรุงระบบ งานของทีมง่ายขึ้น หรือซับซ้อนขึ้น?

เมื่อองค์กรเติบโต กระบวนการทำงานมักถูกปรับปรุงอยู่เสมอ

มีการเพิ่มแบบฟอร์ม

เพิ่มการอนุมัติ

เพิ่มการตรวจสอบ

และเพิ่มรายงาน

ทั้งหมดเกิดขึ้นจากความตั้งใจที่จะลดความผิดพลาดและเพิ่มคุณภาพของงาน

แต่เมื่อเวลาผ่านไป หลายองค์กรเริ่มพบว่ากระบวนการที่เคยเรียบง่ายกลับซับซ้อนขึ้นเรื่อย ๆ

ทีมงานใช้เวลามากขึ้นกับงานเอกสาร ต้องรอการอนุมัติหลายขั้นตอนและต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำในหลายจุด

คำถามสำคัญจึงไม่ใช่ว่า "เรามีขั้นตอนมากพอหรือยัง"

แต่คือ "ทุกขั้นตอนที่มีอยู่ ยังสร้างคุณค่าอยู่หรือไม่"

องค์กรที่มีประสิทธิภาพไม่ได้หลีกเลี่ยงการควบคุมแต่เลือกใช้การควบคุมในจุดที่จำเป็นจริง พร้อมทั้งทบทวนขั้นตอนเดิมอย่างสม่ำเสมอ

เมื่อสามารถตัดขั้นตอนที่ไม่สร้างคุณค่าออกได้ ทีมงานจะทำงานได้คล่องตัวขึ้น ผู้บริหารจะตัดสินใจได้เร็วขึ้นและลูกค้าจะได้รับบริการที่รวดเร็วขึ้น

เพราะเป้าหมายของการพัฒนากระบวนการ ไม่ใช่การทำให้ระบบซับซ้อนกว่าเดิมแต่คือการทำให้ธุรกิจเดินหน้าได้ง่ายขึ้นในทุกวัน