ข้อมูลผิด ไม่ได้เกิดจากคนกรอกผิดเสมอไป แต่อาจเกิดจากระบบที่ไม่ช่วยป้องกัน

ข้อมูลผิด ไม่ได้เกิดจากคนกรอกผิดเสมอไป แต่อาจเกิดจากระบบที่ไม่ช่วยป้องกัน

เมื่อพบข้อมูลผิดในระบบ หลายองค์กรอาจเริ่มต้นด้วยคำถามว่า “ใครเป็นคนกรอก?”

แต่ในอีกมุมหนึ่ง คำถามที่ควรถามไม่แพ้กันคือ “ระบบเปิดโอกาสให้ความผิดพลาดนี้เกิดขึ้นได้ง่ายเกินไปหรือไม่?”

Human Error เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ในการทำงานจริง โดยเฉพาะเมื่อผู้ใช้งานต้องจัดการข้อมูลจำนวนมาก ทำงานแข่งกับเวลา หรือทำขั้นตอนเดิมซ้ำหลายครั้ง

ดังนั้นระบบที่ดีไม่ควรพึ่งพาความระมัดระวังของผู้ใช้งานเพียงอย่างเดียว

หากจำนวนสินค้าไม่ควรติดลบ ระบบสามารถ Validation ก่อนบันทึกได้

หากวันที่ส่งมอบไม่ควรเกิดก่อนวันที่สั่งซื้อ ระบบสามารถตรวจสอบ Business Rule ได้

หาก Customer มีอยู่แล้ว ระบบสามารถช่วยตรวจ Duplicate ก่อนสร้าง Record ใหม่ได้

และหากข้อมูลบางช่องจำเป็นต่อขั้นตอนถัดไป ระบบควรแจ้งให้ผู้ใช้งานแก้ไขตั้งแต่ต้น

การป้องกันตรงจุดที่ข้อมูลถูกสร้างมีความสำคัญ เพราะข้อมูลผิดหนึ่งรายการอาจไม่ได้หยุดอยู่เพียงหน้าจอเดียว

ข้อมูลนั้นอาจถูกนำไปใช้ในเอกสาร รายงาน Workflow หรือการตัดสินใจของฝ่ายอื่นต่อไป

ยิ่งค้นพบความผิดพลาดช้า ต้นทุนในการตามแก้ก็ยิ่งสูงขึ้น

ดังนั้นการออกแบบระบบที่ดีจึงไม่ใช่เพียงการทำให้ผู้ใช้งานกรอกข้อมูลได้เร็ว

แต่ควรช่วยให้การกรอกข้อมูลที่ถูกต้องเป็นเรื่องง่าย และทำให้ข้อมูลที่ผิดเข้าสู่ระบบได้ยากขึ้น

เพราะเมื่อข้อมูลต้นทางมีคุณภาพ

กระบวนการ รายงาน และการตัดสินใจที่อาศัยข้อมูลเหล่านั้น ก็มีโอกาสน่าเชื่อถือมากขึ้นตามไปด้วย

สรุปแล้ว ปัญหาข้อมูลผิดไม่ควรถูกมองเป็นเรื่องของคนเพียงอย่างเดียว แต่ควรเป็นโจทย์ร่วมกันระหว่างคน กระบวนการ และการออกแบบระบบ**