ทุกคนเข้าถึงได้หมด อาจดูสะดวก แต่ปลอดภัยจริงหรือ?

ทุกคนเข้าถึงได้หมด อาจดูสะดวก แต่ปลอดภัยจริงหรือ?

ในช่วงเริ่มต้นใช้งานระบบ หลายองค์กรอาจให้สิทธิ์ผู้ใช้งานค่อนข้างกว้าง เพื่อให้ทุกคนสามารถทำงานได้โดยไม่ติดข้อจำกัด

แต่เมื่อจำนวนผู้ใช้งานและข้อมูลเพิ่มขึ้น ความสะดวกนี้อาจกลายเป็นความเสี่ยง

ผู้ใช้งานบางคนอาจเห็นข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับหน้าที่

บางคนอาจแก้ไขราคา ยกเลิกเอกสาร หรืออนุมัติรายการได้มากกว่าขอบเขตความรับผิดชอบ

ความผิดพลาดเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องเกิดจากเจตนาที่ไม่ดี

แต่อาจเกิดจากระบบที่ไม่ได้แยกบทบาทและสิทธิ์ให้ชัดเจน

หลักการที่เหมาะสมคือ ให้แต่ละคนเข้าถึงข้อมูลและการดำเนินการเท่าที่จำเป็นต่อบทบาทของตน

ฝ่ายขายควรเข้าถึงข้อมูลลูกค้าและใบเสนอราคา

ฝ่ายบัญชีควรดูแล Invoice และ Payment

ผู้จัดการอาจมีสิทธิ์อนุมัติและดูรายงาน

ส่วนการตั้งค่าระบบควรจำกัดไว้เฉพาะผู้รับผิดชอบ

สิทธิ์เหล่านี้ไม่ควรถูกกำหนดเพียงครั้งเดียวแล้วปล่อยไว้ตลอดไป

องค์กรควรทบทวนเมื่อมีการเปลี่ยนตำแหน่ง ปรับหน้าที่ หรือมีบุคลากรออกจากองค์กร

งานที่มีความสำคัญควรแยกผู้สร้างรายการออกจากผู้อนุมัติ และระบบควรบันทึกว่าใครดำเนินการอะไรเพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้

สรุปแล้ว การกำหนดสิทธิ์ไม่ได้มีไว้เพื่อทำให้งานยุ่งยาก แต่เพื่อให้แต่ละคนทำงานได้ครบภายใต้ขอบเขตที่ชัดเจน พร้อมลดความเสี่ยงต่อข้อมูลและกระบวนการสำคัญของธุรกิจ**