งานด่วน ทำไมถึงช้าหลังเข้าสู่ขั้นตอนอนุมัติ?

ในหลายองค์กร งานจำนวนมากสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็วในช่วงเริ่มต้น ทีมงานเตรียมข้อมูลครบถ้วน เอกสารพร้อมและทุกฝ่ายเข้าใจสิ่งที่ต้องดำเนินการ

แต่เมื่อเอกสารเข้าสู่ขั้นตอนการอนุมัติ ความเร็วของงานกลับลดลงอย่างเห็นได้ชัด หลายครั้งผู้บริหารอาจมองว่าปัญหาเกิดจากบุคคล

แต่ในความเป็นจริง ต้นเหตุอาจอยู่ที่กระบวนการทำงานมากกว่า เอกสารบางฉบับต้องผ่านการอนุมัติหลายระดับ โดยไม่มีความแตกต่างด้านความเสี่ยงหรือมูลค่าที่ชัดเจน

บางกรณีไม่มีผู้ใดทราบว่าเอกสารอยู่ในขั้นตอนใด หรืออยู่กับผู้อนุมัติคนใด เมื่อไม่มีความชัดเจนในการติดตามสถานะ ทีมงานจึงต้องใช้เวลาในการสอบถามและติดตามงานเพิ่มเติม

ในบางองค์กร เอกสารถูกส่งกลับไปกลับมาหลายรอบ เนื่องจากข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือข้อกำหนดไม่ชัดเจน

ผลลัพธ์คือเวลารอคอยที่เพิ่มขึ้นโดยไม่จำเป็น ผลกระทบไม่ได้เกิดเฉพาะกับเอกสาร แต่ส่งผลต่อโครงการ ลูกค้า และการดำเนินงานโดยรวม

งานที่ควรเสร็จภายในหนึ่งวัน อาจใช้เวลาหลายวันเพียงเพราะรอการอนุมัติ

หลายองค์กรจึงเริ่มทบทวนกระบวนการอนุมัติใหม่ โดยพิจารณาทั้งจำนวนขั้นตอน ระดับการอนุมัติ และความสามารถในการติดตามสถานะงาน

เป้าหมายไม่ใช่การลดการควบคุม แต่คือการทำให้การควบคุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยไม่สร้างภาระที่เกินความจำเป็นให้กับองค์กร

เพราะในท้ายที่สุด ความเร็วของธุรกิจไม่ได้ขึ้นอยู่กับว่าทีมงานทำงานเร็วเพียงใด แต่ขึ้นอยู่กับว่างานต้องรอนานเพียงใดในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ