ทำไมหลายธุรกิจยังต้องใช้ Excel ทั้งที่มีระบบอยู่แล้ว?

เมื่อองค์กรเริ่มนำระบบ ERP หรือซอฟต์แวร์ธุรกิจเข้ามาใช้งาน หลายคนคาดหวังว่าการทำงานผ่าน Excel จะลดลงอย่างมาก

แต่ในความเป็นจริง หลายองค์กรยังคงใช้ Excel ควบคู่กับระบบหลักอยู่เสมอ โดยเฉพาะในงานด้านรายงาน การวิเคราะห์ข้อมูล และการติดตามผลการดำเนินงาน

เมื่อถึงสิ้นเดือน พนักงานจำนวนไม่น้อยยังต้อง Export ข้อมูลออกจากระบบ

นำมารวมกันใน Spreadsheet และจัดทำรายงานด้วยตนเอง

สถานการณ์นี้ไม่ได้หมายความว่าระบบที่ใช้งานไม่มีประสิทธิภาพ แต่สะท้อนให้เห็นว่าระบบและกระบวนการทำงานอาจยังไม่สอดคล้องกันทั้งหมด

บางองค์กรมีข้อมูลสำคัญกระจายอยู่หลายระบบ ทำให้ต้องดึงข้อมูลจากหลายแหล่งมารวมกัน

บางองค์กรมีรูปแบบรายงานเฉพาะที่ยังไม่มีอยู่ในระบบ จึงต้องพึ่งพา Excel เพื่อจัดรูปแบบเพิ่มเติม

ในบางกรณี กระบวนการทำงานขององค์กรเปลี่ยนแปลงไปตามการเติบโตของธุรกิจ แต่ระบบยังไม่ได้รับการปรับปรุงให้รองรับความต้องการใหม่จึงเกิดการทำงานนอกระบบขึ้นตามธรรมชาติ

อีกปัจจัยหนึ่งคือความคุ้นเคยของผู้ใช้งาน หลายคนมีประสบการณ์กับ Excel มาเป็นเวลานาน และสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็วผ่านเครื่องมือที่คุ้นเคย

ดังนั้นเป้าหมายขององค์กรไม่ควรเป็นการเลิกใช้ Excel ทั้งหมด แต่ควรเป็นการลดงานที่ซ้ำซ้อนและไม่จำเป็น พร้อมทำให้ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงและไหลต่อกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อระบบและกระบวนการทำงานสอดคล้องกันมากขึ้น ทีมงานจะใช้เวลาน้อยลงกับการจัดเตรียมข้อมูล และมีเวลามากขึ้นในการวิเคราะห์ วางแผน และตัดสินใจทางธุรกิจ

เพราะท้ายที่สุดแล้ว คุณค่าของระบบไม่ได้อยู่ที่จำนวนฟังก์ชัน

แต่อยู่ที่ความสามารถในการช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น